Imaginez un outil qui vous permette de visualiser, d’un simple coup d’œil, l’ensemble de votre activité pour l’année à venir. Imaginez que cet outil soit capable de résoudre de nombreux problèmes pour vous : anticipation, gestion, mesures de performances et communication.
Si vous êtes responsable de votre activité et que vous souhaitez un outil simple et pratique pour résoudre ces problèmes, alors je vous recommande la lecture de cet article.
Parce que les chef(fe)s d’entreprises sont souvent accaparés par de nombreuses tâches du quotidien, il est difficile de tout appréhender. Pour répondre à cette problématique, il existe un outil développé dans les années 80 et qui apporte des solutions très concrètes.
Dans cet article, je vous explique comment utiliser un diagramme de GANTT, mais surtout, je vous offre la possibilité de télécharger un diagramme de GANTT gratuitement.
Vous pourrez le modifier à votre envie et l’adapter à votre activité.
Mais avant tout, je vous invite à découvrir tout ce que cet outil indispensable peut vous apporter…
ANTICIPEZ VOTRE ACTIVITE D’ENTREPRISE
Il existe deux sortes de diagrammes pour anticiper l’activité d’une entreprise : le PERT et le GANTT.
Le diagramme PERT est un outil développé en 1958 par la marine américaine et qui souhaitait planifier l’ensemble de sa balistique pour les missiles nucléaires. C’est un système de planification qui permet de visualiser les interdépendances entre des actions à mener pour définir un objectif et atteindre un but précis.
Le diagramme de GANTT est un outil de planification. Il est la suite logique du diagramme PERT. Car il vous apporte une solution de visualisation de vos différentes activités et tâches à mener, afin d’atteindre vos objectifs.
Concrètement, il s’agit d’une « time line » sur laquelle vous placez l’ensemble de vos objectifs. Chacun de vos objectifs se décompose en plusieurs tâches à effectuer pour les atteindre.
Ainsi, si vous souhaitez organiser une participation à un salon professionnel, vous devez passer par plusieurs étapes :
- Vous inscrire et inscrire les personnes participantes
- Réserver les agendas des uns et des autres
- Préparer une communication sur l’évènement pour mobiliser vos clients et partenaires
- Anticiper la préparation du stand
- Commander les flyers, cartes de visites, kakemonos et visuels
- Réserver vos chambres d’hôtels et planifier le voyage
- Installer le stand
- Participer au salon et préparer les argumentaires commerciaux
- Réserver des plages de planning pour les RDV à suivre
- Réserver un temps de bilan de cette opération
- Poursuivre les démarches administratives à la suite de ce salon
Et ce n’est qu’un maigre résumé de toutes les tâches qui se réfèrent à ce salon.
Evidemment, votre activité ne se résume pas à une seule semaine de salon et vous avez de très nombreux objectifs à mener pour développer votre entreprise.
Le diagramme de GANTT permet donc de poser dans une colonne, l’ensemble des objectifs à mener. Dans notre exemple, nous avons listé en colonne toutes les tâches nécessaires à l’atteinte de l’objectif « SALON PRO ».
Dans un diagramme de GANTT, chaque tâche se voit attribué une couleur différente (pour une meilleure visualisation sur le tableau).
Ensuite, vous placez des plages de réalisation sur les bonnes dates. Sachant que les tâches « Réservation » et « préparation du stand » peuvent être réalisées sur la même journée. Chacune de ces tâches peut se voir accordé un délai nécessaire.
Il ne reste plus qu’à alimenter l’ensemble du diagramme de GANTT, avec tous vos objectifs pour le semestre ou l’année à venir. Puis, en dessous de chaque objectif, vous déclinez chronologiquement toutes les tâches nécessaires à la réalisation de chaque objectif.
Enfin, vous placez en face de chaque tâche, le ou les jours nécessaires à l’exécution de la tâche.
A chaque tâche, on attribue une couleur différente.
Une fois que toutes les tâches sont incrémentées dans votre diagramme, vous avez la visualisation, en un seul endroit, de tout ce que vous devez faire pour atteindre vos différents objectifs.
Les avantages sont donc nombreux et le premier (et le plus évident) et donc l’anticipation. Mais ce n’est pas le seul… Voyons ensemble les autres avantages du diagramme de GANTT.
PREPAREZ VOS MISSIONS
Puisque vous avez défini l’ensemble de vos objectifs, vous devez lister toutes les tâches à réaliser pour atteindre chaque objectif.
Dans l’exemple ci-dessus, nous avons listé les tâches indispensables à l’organisation, l’animation et le suivi d’un salon professionnel.
Mais ce n’est pas votre seule activité. Ainsi, vous devez préparer également votre communication (animation des pages FB, Linkedin, Instagram…). Depuis la conception du planning de communication, la formulation des messages, leur réalisation et leur publication.
Et comme cela ne suffit pas, vous devez également préparer vos actions commerciales, la tenue de vos offres commerciales, vos formations, vos démarches de développement…
L’idée du diagramme de GANTT est de vous permettre de placer sur cette « ligne temporelle » l’ensemble des tâches à réaliser.
Et le fait de lister ces tâches et leur donner un temps de réalisation vous permet de mieux appréhender la masse de temps nécessaire. Et c’est là le troisième avantage du diagramme de GANTT.
PLANIFIEZ LES TACHES POUR MIEUX GERER
Parce que vous ne pouvez pas être sur le salon professionnel et, en même temps, être en train de créer un planning de communications, vous devez organiser la planification de vos tâches.
Le diagramme de GANTT vous permet de visualiser l’ensemble des tâches que vous assignez sur une même journée ou une même semaine.
Cela vous permet de mieux organiser votre charge de travail pour vous ou pour vos collaborateurs et partenaires.
Cette organisation du travail vous évite une surcharge et permet de mieux travailler.
Fini le stress des imprévus et autres facéties du quotidien. En effet, avec une seule journée de travail sur votre diagramme de GANTT, vous économisez de nombreuses heures à venir. Il vous suffit de consulter régulièrement l’avancée de vos tâches pour anticiper les problèmes et mieux gérer votre agenda.
Personnellement, j’estime que l’utilisation du diagramme de GANTT m’a permis d’épargner 8 jours de travail dans le semestre suivant.
En effet, sans un diagramme de GANTT, je n’aurais pas suffisamment anticipé la charge de travail et j’aurai dû compenser par un surcroît de travail. Depuis que j’utilise cet outil, je gagne du temps, j’économise du stress et j’anticipe parfaitement mon activité sur au moins 6 mois.
Entre septembre et décembre 2021, grâce à cette façon de travailler, j’ai pu mener 4 réalisations à terme :
- Développement de l’agence Buy Buy Car à Périgueux et obtention de 20 mandats de vente
- Préparation et animation de cours à destination d’élèves de BTS NDRC (25h/semaine)
- Développement et animation d’un réseau d’affaires avec réunions bi mensuelles
- Coaching de 2 entreprises dans leur développement
Grâce à une planification sur mon diagramme de GANTT, j’ai posé les tâches à réaliser pour chaque objectif. Il ne me restait plus qu’à caler l’ensemble de ces tâches sur mon agenda et de suivre au quotidien ce qui était inscrit.
Et ce n’est pas tout. Vous bénéficiez également d’un nouvel avantage du diagramme de GANTT : le cadrage.
VERIFIEZ L’AVANCEE DE VOS OBJECTIFS
Chaque objectif est important et ne peut être dissocié de votre activité globale. Parce qu’il est tout aussi important de participer à un salon que d’organiser une rencontre de partenaires ou de trouver de nouvelles sources de prospection.
Alors votre diagramme de GANTT vous permet de faire un point sur l’avancée de vos objectifs.
Je vous recommande d’inscrire dans votre agenda un moment (une fois par semaine) pour consulter votre diagramme de GANTT et le mettre à jour.
Cela vous permet d’optimiser votre action :
- Vous révisez et repositionnez certaines tâches et fonction de votre actualité
- Vous vérifiez que vous êtes dans le bon délai pour les actions à mener
- Vous contrôlez que l’ensemble des points a été réalisé pour atteindre vos objectifs
- Vous modifiez vos actions en fonction du réel
- Vous adaptez votre agenda en fonction de l’actualité de votre activité
En effet, lors de la planification de vos tâches, il est possible que vous soyez optimiste ou pessimiste… Le cadrage de votre diagramme de GANTT vous permet de mieux appréhender le temps nécessaire à l’exécution de certaines tâches.
Cela à pour avantage principal de mieux organiser votre planning, mais également de déléguer certaines tâches (à des collaborateurs ou sous traitants) et de parfaitement connaître le temps à leur accorder.
Et à propos de délégation, voici un nouvel avantage de ce merveilleux outil.
PARTAGEZ VOTRE STRATEGIE
L’adage « Il vaut mieux un beau dessin qu’un long discours » convient parfaitement au diagramme de GANTT.
Et parce que même si vous êtes indépendant et seul maître à bord, vous êtes amené à partager votre stratégie avec d’autres personnes (partenaires, clients, fournisseurs, financiers)…
Je vous invite donc à partager sans réserve votre outil de planification avec toutes ces personnes. Afin de mieux communiquer et partager vos objectifs.
En procédant de la sorte vous envoyez un message très clair et précis : vous êtes « pro » et vous maîtrisez votre business !
Le partage de stratégie est souvent vécu comme une chose confidentielle. Or, croyez-moi, vous n’avez rien à craindre. Et partager vos actions à venir et vos objectifs ne peut être que bénéfique pour votre activité.
Vous rassurez vos partenaires, clients et collaborateurs. Vous fédérez autour de votre projet et vous vous positionnez en leader de votre activité.
Peu de personnes utilisent le diagramme de GANTT comme outil stratégique, mais ceux qui le font obtiennent de bien meilleurs résultats commerciaux. Tout simplement parce que le diagramme de GANTT est un formidable outil de communication et de persuasion.
COMMUNIQUER POUR MIEUX DEVELOPPER
Grâce à cet outil de planification de vos objectifs et de vos tâches à réaliser, vous bénéficiez d’un atout essentiel : la capacité d’anticiper votre communication.
En effet, en sachant à l’avance et très précisément quelle sera votre activité, vous pouvez planifier vos communications à l’attention de vos prospects et clients.
L’idée est donc de vous doter d’un outil qui permet d’anticiper votre communication inbound et outbound pour envoyer les bonnes informations au bon moment.
Mieux : Votre diagramme de GANTT vous permet de trouver les idées de communications qui alimenteront vos réseaux sociaux et les pages de votre site web.
Ainsi, cet outil de planification devient également source de communication et vous facilite votre actualité au quotidien. Parce que vous devez communiquer pour exister, autant communiquer sur votre actualité et sur vos objectifs.
L’outil permet également d’échanger avec votre web master pour le cas où vous sous-traitez cette partie.
N’hésitez pas à adopter cet outil et développer toutes les compétences qu’il permet d’exploiter.
Enfin, le diagramme de GANTT vous permet un autre axe de votre stratégie : le pilotage.
CONSTATEZ VOS AVANCEES ET RECTIFIEZ VOTRE STRATEGIE
Une fois par trimestre (ou par mois en fonction de l’intensité de vos objectifs) vous devez faire un bilan de vos projections.
Vous avez construit le diagramme de GANTT par anticipation et je vous propose de faire un point régulier au terme de chaque objectif.
Dans l’exemple de l’organisation d’un salon, je vous invite à faire un point au terme de cet objectif. Ainsi, vous faites le point sur les éléments suivants :
- Ce qui a bien été anticipé
- Ce qui a mal été anticipé
- Ce qui a nécessité plus de temps pour la réalisation de la tâche
- Ce qui a nécessité moins de temps que prévu
- Ce qui n’avait pas été anticipé
De cette façon, vous préparez les actions à venir pour les rendre plus efficaces et vous pouvez même les déléguer plus facilement.
C’est donc un moyen très efficace pour faire un bilan complet des tâches réalisées pour un objectif donné.
ADOPTEZ LE DIAGRAMME DE GANTT
Voilà maintenant 5 ans que j’utilise cet outil pour planifier et contrôler mon activité d’une année sur l’autre. Et sans cet outil, je n’aurais pas la possibilité de gérer toutes mes activités.
Parce que je suis capable d’anticiper tout ou partie de mes activités, je bénéficie d’un outil d’aide à la décision.
Le diagramme de GANTT est parfait pour toute activité qui nécessite de la planification et de l’anticipation. Et c’est également un outil formidable pour les managers. Il permet de personnaliser le diagramme à chaque collaborateur et de planifier l’ensemble de ses missions pour un meilleur accompagnement.
TELECHARGER LE DIAGRAMME DE GANTT GRATUITEMENT
Je vous propose également de télécharger un fichier que j’ai construit pour mes clients (et pour moi). Un outil simple et dynamique, adaptable à tous types d’entreprises.
Pour cela, il vous suffit de vous inscrire à ma NewsLetter en suivant ce lien :
En retour, vous recevrez un lien de téléchargement pour ce fichier.
En vous abonnant à a NewsLetter, vous serez tenu(e) informé(e) de mon actualité, de la parution de nouveaux articles, de la mise à jour du diagramme de GANTT pour les années suivantes et d’autres informations utiles à votre activité.
Le diagramme de GANTT que vous téléchargez est au format EXCEL et modifiable à 100%.
Je l’ai incrémenté d’objectifs correspondants au MIX MARKETING, mais vous pouvez totalement le personnaliser à votre activité et vos objectifs.
Enfin, lorsque je publierai le prochain diagramme de GANTT pour l’année suivante, vous recevrez le lien de téléchargement direct.
Alors n’hésitez pas à vous doter de ce formidable outil. Il deviendra un support de gestion de votre activité et un tableau de bord indispensable à l’atteinte de vos objectifs d’entreprise.